ElektroG-Meldung mit Billbee: eine Verbindung für alle Kanäle

Für wen ist die Billbee-Verbindung gedacht?

Für Händler, die Elektrogeräte verkaufen und Billbee als zentrale Auftragsabwicklung nutzen. Alle Kanäle, die Sie in Billbee angebunden haben, kommen über diese eine Verbindung in die Meldung an die stiftung ear.

So arbeiten wir in unserem eigenen Onlineshop für Elektroprodukte: Shopify- und Amazon-Verkäufe laufen in Billbee zusammen, in EAR Pilot ist nur Billbee angebunden. Im Starter-Tarif zählt Billbee als eine Datenquelle, auch mit mehreren Kanälen dahinter.

Welche Bestellungen aus Billbee zählen

EAR Pilot liest die versendeten Bestellungen des Monats. Je SKU (Artikelnummer) rechnet es Stückzahl × hinterlegtes Gewicht, rundet auf drei Nachkommastellen und summiert je Geräteart, also je Gerätegruppe, für die Sie bei der stiftung ear registriert sind. Wie Sie das Gewicht je Gerät bestimmen, erklärt der Artikel zum Ermitteln des WEEE-Gewichts.

Einrichtung in vier Schritten

1. Zugang zur stiftung ear hinterlegen. EAR Pilot meldet über die offizielle Schnittstelle der stiftung ear (SOAP); dafür hinterlegen Sie Ihre Zugangsdaten für die stiftung ear. Sie werden verschlüsselt gespeichert (AES-256-GCM). Server und Datenbank stehen in der EU, die Anwendung in Frankfurt am Main, die Datenbank in Irland; die Anbieter sind US-Unternehmen, das ist in der Datenschutzerklärung offengelegt. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) schließen Sie vor der Nutzung online ab. An die stiftung ear geht erst etwas, wenn Sie die Wahrheitserklärung bestätigt haben, also dass die Angaben stimmen; ein Testlauf sendet nichts. Die Gerätearten werden live von der stiftung ear geladen, begrenzt auf Ihre Registrierung.
2. Billbee verbinden. Die Verbindung zu Billbee läuft per API-Key. Auch diese Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert.
3. SKUs mit Gewicht und Geräteart hinterlegen. Drei Wege: von Hand eintragen, als CSV- oder Excel-Datei importieren (Spalten sku, gewicht_kg, geraeteart, name) oder aus der verbundenen Quelle übernehmen. Liefert die Quelle ein Gewicht, wird es übernommen; sonst tragen Sie es einmal ein. Tauchen in den Verkaufsdaten unbekannte SKUs auf, lassen sie sich beim Erstellen der Meldung direkt anlegen.
4. Testlauf starten. Ein Testlauf ist für jeden Monat möglich und sendet nichts an die stiftung ear.

Was danach jeden Monat passiert

Am ersten Werktag des Monats erhalten Sie eine E-Mail mit dem Gewicht des Vormonats und einem Freigabe-Link, der 30 Tage gilt. Sie nennt die Frist: den 15. des Folgemonats (§ 27 Abs. 2 Satz 1 ElektroG).

1. Zusammenführen. Die versendeten Bestellungen des abgeschlossenen Monats werden aus Billbee gelesen.
2. Berechnen. Gewicht je SKU und je Geräteart.
3. Prüfen. Die Prüfansicht zeigt Gewichte und Warnungen, etwa unbekannte SKUs oder Lieferungen ins Ausland.
4. Übermitteln. Nach Ihrer Wahrheitserklärung geht je Geräteart eine Meldung an die stiftung ear. Als erfolgreich verbucht wird sie nur bei Antwortcode 0; Sie sehen sie danach in der Meldehistorie.

Ist Billbee beim Abruf nicht erreichbar, wird nichts gemeldet. Eine erfolgreich gemeldete Geräteart wird für denselben Monat nicht erneut gesendet. Ohne Verkäufe bereitet EAR Pilot eine Nullmeldung vor, eingereicht wird sie nur nach Ihrer Freigabe.

Was die Billbee-Verbindung nicht leistet

• Je Abruf liest EAR Pilot höchstens 12.500 Bestellungen aus Billbee. Wird die Grenze erreicht, erscheint eine Warnung.
• Binden Sie einen Kanal zusätzlich direkt an, etwa Shopify direkt und über Billbee, wird nicht automatisch zusammengeführt; Sie erhalten eine Warnung. Jeden Kanal deshalb nur über einen Weg anbinden.

Tarife

Im Pro-Tarif reicht EAR Pilot automatisch ein. Es stoppt und fragt nach bei fehlenden Bestellungen, bei 0 kg oder wenn eine Quelle ausgefallen ist. Beim ersten Abo lässt sich jeder Tarif 30 Tage testen.