Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebene Verarbeitung personenbezogener Daten ist die Heatwise GmbH, handelnd unter „EAR Pilot“, Roonstraße 23a, 76137 Karlsruhe, vertreten durch die Geschäftsführer Lucas Bretz, Dr. Daniel Jäger und Dr.-Ing. Florian Marthaler, E-Mail: info@heatwise.de, Telefon: +49 173 4383864.

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, weil die gesetzlichen Voraussetzungen für eine Benennungspflicht nicht vorliegen.

2. Geltungsbereich und Rollenverteilung

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website ear-pilot.de und für die Nutzung der Software EAR Pilot (nachfolgend „Plattform“). EAR Pilot ruft Verkaufsdaten aus angebundenen Verkaufskanälen ab, berechnet daraus die Mengen für die monatliche Ist-Inputmitteilung an die stiftung ear und übermittelt diese auf Veranlassung des Kunden. Die Hinweise richten sich an Besucher der Website, an registrierte Nutzer sowie an Personen, deren Daten in den Verkaufsdaten unserer Kunden enthalten sein können.

Soweit wir Bestell- und Verkaufsdaten aus den Verkaufskanälen unserer Kunden verarbeiten (Ziffer 7), handeln wir als Auftragsverarbeiter des jeweiligen Kunden auf Grundlage der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, die Bestandteil unserer AGB ist. Datenschutzrechtlich verantwortlich ist insoweit der Kunde. Für die übrigen in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Verarbeitungen sind wir selbst Verantwortlicher.

3. Besuch der Website

Beim Aufruf unserer Website verarbeiten wir technisch erforderliche Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, Referrer-URL, Browser- und Betriebssysteminformationen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Auslieferung, Stabilität und Sicherheit der Website. Server-Protokolldaten löschen wir spätestens nach 30 Tagen, soweit sie nicht zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls länger erforderlich sind.

4. Cookies, Einwilligung und Cookie-Banner

Technisch erforderliche Cookies und vergleichbare Technologien setzen wir ohne Einwilligung ein, soweit sie für den Betrieb der Plattform unbedingt erforderlich sind, insbesondere zur Aufrechterhaltung Ihrer Anmeldung (Session-Cookie) und zur Speicherung Ihrer Cookie-Einstellungen. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

Cookies und vergleichbare Technologien zur Reichweitenmessung setzen wir nur ein, wenn Sie über unser Cookie-Banner eingewilligt haben. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 1 TDDDG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Footer der Website widerrufen oder anpassen.

Eingesetzte einwilligungspflichtige Dienste: Google Analytics 4 (siehe unten). Auf den Seiten innerhalb der Plattform nach der Anmeldung setzen wir keine Analysedienste ein.

Google Analytics 4. Mit Ihrer Einwilligung nutzen wir Google Analytics 4, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google“). Google Analytics setzt Cookies (_ga, _ga_*) und erfasst Informationen über Ihre Nutzung unserer Website, etwa aufgerufene Seiten, Verweildauer, verwendetes Gerät und Browser sowie Ihre ungefähre Region. IP-Adressen werden von Google Analytics 4 nicht gespeichert. Die Daten nutzen wir ausschließlich in zusammengefasster Form, um unsere Website zu verbessern. Google verarbeitet die Daten als unser Auftragsverarbeiter; dabei kann eine Übermittlung an die Google LLC in den USA erfolgen (siehe Ziffer 13). Die Cookies werden nach spätestens 14 Monaten gelöscht; Analysedaten bewahren wir höchstens 14 Monate auf. Ohne Ihre Einwilligung wird Google Analytics nicht geladen.

Zum Nachweis Ihrer Einwilligung speichern wir Ihre Auswahl, Datum und Uhrzeit sowie die Version des Cookie-Banners in Ihrem Browser. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO.

5. Registrierung, Testzeitraum und Kundenkonto

Bei der Registrierung und Nutzung Ihres Kontos verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten: Name, Firmenname, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls ein verschlüsselt gespeichertes Passwort, Ihre Produktstammdaten (SKU, Produktgewicht, Geräteart) sowie Ihre Zustimmung zu AGB und Auftragsverarbeitungsvertrag einschließlich Zeitstempel und Vertragsversion. Für die Anmeldung senden wir Ihnen Login-Links (Magic Links) per E-Mail.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Nutzungsvertrags). Die Protokollierung Ihrer Zustimmungen beruht daneben auf Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO (Nachweis- und Rechenschaftspflichten, Nachweisbarkeit abgegebener Erklärungen).

6. Zugangsdaten zur stiftung ear und Einreichung der Meldung

Damit EAR Pilot Ihre Ist-Inputmitteilung vorbereiten und auf Ihre Veranlassung einreichen kann, verarbeiten wir Ihre WEEE-Registrierungsnummer, die Zugangsdaten zu Ihrem Konto bei der stiftung ear sowie die gemeldeten Mengen je Geräteart. Zugangsdaten speichern wir verschlüsselt; sie werden ausschließlich für den Abruf und die Einreichung Ihrer Meldungen verwendet.

Bei der Einreichung übermitteln wir die Meldedaten an die stiftung ear, Nürnberg. Die Einreichung erfolgt nach Ihrer Freigabe oder, sofern Sie diese Funktion aktiviert haben, automatisch zum vereinbarten Zeitpunkt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

7. Verkaufsdaten aus angebundenen Verkaufskanälen

Wenn Sie Verkaufskanäle wie Amazon, Shopify, Billbee, WooCommerce, plentymarkets, Kaufland oder TikTok Shop anbinden oder Daten per CSV importieren, rufen wir die Bestell- und Verkaufsdaten des jeweiligen Meldezeitraums ab. Hierfür speichern wir die von Ihnen erteilten Zugriffsberechtigungen (API-Schlüssel oder Zugriffstoken) verschlüsselt.

Für die Berechnung des Meldegewichts benötigen wir nur Artikelnummer (SKU), Stückzahl, Bestelldatum, Lieferland und Bestellnummer. Je nach Schnittstelle können die abgerufenen Bestelldaten weitere personenbezogene Daten Ihrer Endkunden enthalten, etwa Name, Anschrift oder E-Mail-Adresse. Diese Angaben werden unmittelbar beim Abruf verworfen und nicht gespeichert.

Diese Verarbeitung erfolgt im Auftrag und nach Weisung des jeweiligen Kunden (Ziffer 2). Anfragen von Endkunden zu diesen Daten leiten wir an den verantwortlichen Kunden weiter und unterstützen ihn bei der Beantwortung.

8. Meldehistorie und Nachweis

Zu jeder Meldung speichern wir Zeitraum, gemeldete Mengen je Geräteart, Anzahl der berücksichtigten Bestellungen und Stückzahl, Zeitpunkt der Freigabe oder Einreichung, Status sowie die Rückmeldung der stiftung ear. Die Meldehistorie steht Ihnen in Ihrem Konto zur Verfügung und dient als Nachweis Ihrer Meldungen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit wir diese Daten zusätzlich zur Nachweisbarkeit ordnungsgemäßer Leistungserbringung und zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen verwenden, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

9. E-Mail-Benachrichtigungen

Wir senden Ihnen E-Mails, die zur Vertragsdurchführung gehören: Login-Links, die Mitteilung, dass Ihre Meldung zur Prüfung bereitliegt, Erinnerungen an die Meldefrist sowie Bestätigungen erfolgter Einreichungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Werbliche E-Mails versenden wir nur mit Ihrer gesonderten Einwilligung.

10. Zahlungsabwicklung

Für die Abwicklung von Zahlungen setzen wir die Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland ein. Dabei werden Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift, Zahlungsdaten und Transaktionsdaten verarbeitet. Zahlungsdaten wie Kartennummern werden ausschließlich vom Zahlungsdienstleister verarbeitet und nicht bei uns gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten (§ 257 HGB, § 147 AO).

11. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage mit einem Vertrag zusammenhängt, und im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir löschen die Anfrage, sobald sie erledigt ist und keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

12. Empfänger und Unterauftragnehmer

Zur Bereitstellung der Plattform setzen wir technische Dienstleister ein, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten und mit denen jeweils Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen sind:

• Render Services, Inc., 525 Brannan Street, Suite 300, San Francisco, CA 94107, USA, Hosting der Website und der Anwendung sowie Betrieb der Datenbank einschließlich Datensicherung in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main, Deutschland.
• Plus Five Five, Inc. (Resend), 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA, Versand von System- und Benachrichtigungs-E-Mails.
• Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, Webanalyse mit Google Analytics 4, nur nach Ihrer Einwilligung (Ziffer 4).
• Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland, Zahlungsabwicklung (Ziffer 10). Stripe handelt hierbei als eigene Verantwortliche und nicht als unsere Auftragsverarbeiterin.

Die Betreiber der von Ihnen angebundenen Verkaufskanäle sowie die stiftung ear sind keine Auftragsverarbeiter von uns; der Datenaustausch mit ihnen erfolgt auf Ihre Veranlassung. Eine Übermittlung an sonstige Dritte erfolgt nur, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder Sie eingewilligt haben. Die aktuelle Liste der Unterauftragnehmer stellen wir innerhalb der Plattform bereit.

13. Übermittlung in Drittländer

Soweit Dienstleister außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums eingesetzt werden, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission (für zertifizierte US-Unternehmen: EU-U.S. Data Privacy Framework) oder geeigneter Garantien nach Art. 46 DSGVO, insbesondere der EU-Standardvertragsklauseln. Eine Kopie der maßgeblichen Garantien können Sie über die in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten anfordern.

Render Services, Inc. und Resend, Inc. sind Unternehmen mit Sitz in den Vereinigten Staaten. Bei Google Analytics kann eine Übermittlung an die Google LLC, USA, erfolgen; die Google LLC ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Die Verarbeitung für EAR Pilot findet in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union statt (Frankfurt am Main und Irland); ein Zugriff aus den Vereinigten Staaten lässt sich jedoch nicht vollständig ausschließen. Für diese Anbieter bestehen daher die vorstehend genannten Garantien.

14. Speicherdauer im Überblick

• Kontodaten, Produktstammdaten, Zugangsdaten und Zugriffstoken: für die Dauer des Vertrags. Nach Vertragsende löschen wir diese Daten innerhalb von 30 Tagen, bei Löschung des Kontos in den Einstellungen sofort. Zugriffstoken für einen Verkaufskanal löschen wir sofort, wenn Sie die Verbindung trennen.
• Verkaufsdaten auf SKU-Ebene (Ziffer 7): für die Dauer des Vertrags; danach wie Kontodaten.
• Meldehistorie (Ziffer 8): für die Dauer des Vertrags. Vor der Löschung können Sie Ihre Meldungen exportieren. Darüber hinaus bewahren wir Meldedaten nach Vertragsende gesperrt bis zum Ablauf von drei Jahren ab dem Ende des Jahres auf, in dem der Vertrag endet, soweit sie zum Nachweis sowie zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind (Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO); anschließend werden sie gelöscht.
• Abgeschlossene Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung mit Zeitstempel und Vertragsversion: ebenso bis zum Ablauf von drei Jahren ab dem Ende des Jahres, in dem der Vertrag endet.
• Vertrags- und Rechnungsdaten: entsprechend den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen.
• Server-Protokolldaten: siehe Ziffer 3.

15. Datensicherheit

Die Übertragung zwischen Ihrem Browser und der Plattform erfolgt TLS-verschlüsselt. Zugangsdaten zur stiftung ear und Zugriffstoken zu Verkaufskanälen speichern wir verschlüsselt. Der Zugriff auf personenbezogene Daten ist auf die Personen beschränkt, die ihn für die Erbringung der Leistung benötigen.

16. Ihre Rechte

Ihnen stehen gegenüber dem jeweils Verantwortlichen (Ziffer 2) die folgenden Rechte zu: das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), auf Löschung (Art. 17 DSGVO), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Widerspruchsrecht: Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten (insbesondere Ziffern 3, 4, 8 und 11), haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Widerspruch einzulegen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

17. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.

18. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. EAR Pilot berechnet Meldemengen aus Ihren Verkaufsdaten. Ob und wann eine Meldung eingereicht wird, legen Sie selbst fest, durch Freigabe im Einzelfall oder durch Aktivierung der automatischen Einreichung.

19. Bereitstellungspflicht und Änderungen

Die Bereitstellung der Kontodaten sowie der Zugangsdaten zur stiftung ear ist für die Nutzung der Plattform erforderlich; ohne diese Angaben kann der Vertrag nicht durchgeführt werden. Im Übrigen besteht keine gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten.

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Verarbeitung, die eingesetzten Dienstleister oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils auf der Website veröffentlichte Fassung. Bei Abweichungen zwischen der deutschen und der englischen Fassung ist die deutsche Fassung maßgeblich.